Proceso Para la Evaluación de Desempeño

      La evaluación de desempeño es uno de los sistemas clave para la gestión del talento humano de tu empresa ya que ayuda a alinear los planes de la organización con los objetivos individuales de los colaboradores así como la manera en que los alcanzan. En resumen, la implementación de una evaluación de desempeño es acerca de optimizar el desempeño y la satisfacción de tu capital humano. 

Antes de realizar una evaluación de desempeño es recomendable que reflexiones acerca de 3 cuestionarios importantes:

1. ¿Tus empleados creen que el trabajo que realiza la empresa vale la pena y que el trabajo individual de cada uno contribuye a eso?

2. ¿Tienen valores organizacionales claros que constantemente están demostrando?

3. ¿Tus empleados confían en que si hacen lo correcto, serán recompensados y reconocidos?

        Si en alguna de estas preguntas tu respuesta es “no”, es importante que prestes atención para buscar aprovechar estas áreas de oportunidad y resolverlas antes de implementar la evaluación. ¿Cómo puedes hacerlo?, te compartimos 3 consejos para contrarrestarlas e incrementar las posibilidades de éxito. 

• Una visión clara de la organización que sea compartida con tu equipo de trabajo aportará claridad a las actividades de los colaboradores.

• Es importante tener los Valores y competencias clave bien documentados.

• Plan de recompensas formales e informales que sean vistos como justos, transparentes y consistentes. 

Pasos para implementar las evaluaciones de desempeño en tu empresa.

1. Realiza la definición estratégica de tu organización

Es el primer paso para definir las bases sobre las cuales se soporta la estrategia de la organización, durante este proceso se deberá determinar: 

a) ¿Quiénes son tus clientes?: Resulta muy importante conocer el perfil de tus consumidores ya que son ellos a los que se dirigen los esfuerzos de la empresa, así que al tener la información más completa de ellos te ayudará a encontrar la mejor manera de satisfacer sus necesidades y poder planear las estrategias para lograrlo. 

a) Visión: Es una declaración que señala hacia dónde se dirige una empresa, un vistazo al futuro y cómo se ve en 10, 15 ó 20 años.

b) Misión: Este estatuto es el que comunica la razón de existir de tu empresa, el propósito para el que fue creada. 

c) Valores: Son elementos de la cultura empresarial propios de cada compañía los cuales constituyen la filosofía y forma de trabajar así como de la manera en que se conduce la gente que labora en ella. Es recomendable que los valores corporativos de tu empresa no excedan de 6 para que tus colaboradores los puedan identificar más fácilmente y vivirlos de mejor manera. 

d) Estrategia: La estrategia nos debe de comunicar con claridad cómo va lograr tu empresa concretar su visión y misión, las 3 estratégicas genéricas son: siendo líder en costos, por diferenciación, y por especilización en algún nicho o segmento.

e) Objetivos estratégicos: Conocidos también como objetivos a largo plazo, con ellos la organización busca lograr determinadas metas a largo plazo, los cuales deberán ser consistentes con la misión, visión, valores y estrategia.

2. Concentra la información en un Balanced Scorecard

     Una vez que la definición estratégica se ha determinado, el siguiente paso es traducir esta información a un formato de Balanced Scorecard. Ya teniendo los objetivos bien definidos se deben categorizar de acuerdo a esta metodología en una de sus 4 perspectivas:

1. Financiera.

2. Enfoque en el cliente. 

3. Procesos internos.

4. Aprendizaje y crecimiento. 

       La razón principal por la que los objetivos se segmentan en estos cuatro enfoques es para lograr un equilibrio y que no se le otorgue importancia solamente a los indicadores financieros ya que por sí solos no proporcionan una panorámica total de la empresa.Con esta metodología se busca el balance entre indicadores financieros y no financieros, el corto y largo plazo, los indicadores de procesos y de resultados así como el entorno interior y exterior de la empresa. 

“95% de los empleados no tienen claro los objetivos ni la estrategia de la compañía”

3. Fomenta una cultura de Administración por objetivos

       Como lo comentamos en el artículo sobre los Beneficios de Balanced Scorecard, la Administración por Objetivos es un enfoque de administración total que busca aportar a los colaboradores una visión, un punto de partida y una meta hacia la cual dirigir sus esfuerzos logrando con ello un sentido de pertenencia a la empresa. 

Algunas de las ventajas principales que la Administración por Objetivos brinda a tu equipo de trabajo son:

• Claridad en los objetivos.

• Motivación para los colaboradores.

• Ejecución de actividades más eficiente. 

           Después de haber identificado tus objetivos estratégicos y haberlos traducido en un Balanced Scorecard, siendo consistentes con el enfoque de la administración por objetivos, el siguiente paso es cascadear dichos objetivos a toda la organización, para esto el director asigna a cada gerente los que le corresponden según su área de operación y así el proceso continua de manera jerárquica, los gerentes bajan la información a sus subordinados y así sucesivamente hasta llegar a todo el equipo desarrollando con eso una alineación de los objetivos estratégicos de la empresa con tu capital humano. 

4. Instituye la Administración por competencias

     Las competencias son el “método” (competencias funcionales) para lograr los resultados, para saber si un empleado hace “fit” con la compañía (competencias clave) y si tiene el “potencial” para ser promovido (competencias de liderazgo).

     Mientras que los objetivos responden a la pregunta “¿qué hacer?”, las competencias responden a “¿cómo hacerlo?”. 

     Este enfoque de administración busca desarrollar y aprovechar las competencias individuales y colectivas de manera óptima favoreciendo al logro de objetivos organizacionales.

      Al instituir este enfoque maximizarás el rendimiento de tus colaboradores logrando generar en ellos el sentimiento de ser reconocidos por su esfuerzo y motivados en el cumplimiento de sus tareas. De igual manera podrás detectar qué áreas de oportunidad tiene cada persona en tu equipo y qué habilidades requiere desarrollar para avanzar a puestos de mayor responsabilidad en la empresa.

5. Diseña el flujo del proceso de evaluación de desempeño

    Es fundamental que los objetivos sean establecidos por periodos de tiempo determinados para que puedan ser medidos, dependiendo de las necesidades de tu empresa estos pueden ser semestrales o anuales. De igual manera se deben de calendarizar las revisiones formales las cuales se pueden ajustar a tu compañía y llevarse a cabo de manera mensual, trimestral, semestral o anual, mientras que las informales que son para seguimiento de algún objetivo o proyecto en específico solamente pueden realizarse por eventualidad. 

Según los expertos en el tema de administración de desempeño, un flujo recomendado para el proceso de evaluación sería como el siguiente ejemplo:

Si lo consideras importante para tu organización, en el proceso puede intervenir un colaborador del área de recursos humanos para avalar que se esté llevando de acuerdo a las mejores prácticas tanto de parte del jefe como del subordinado. 

A continuación te comparto 6 recomendaciones para cuando lleves a cabo la junta de evaluación del desempeño laboral entre jefe y empleado:

1) Establece una agenda en la cual se incluya la revisión del empleado, tiempo para comentarios y dudas de parte del mismo y la identificación de áreas de mejora.

 

2) Enfócate en la acción, es decir, evitando adjetivos que puedan resultar personales, recuerda que se trata de evaluar el trabajo no de juzgar a la persona.

 

3) Retroalimenta: Escucha con atención, da sugerencias y vuelve a escuchar a tu colaborador sin criticar.

 

4) Establece expectativas: Hazle saber al evaluado qué se espera de él y el tiempo que tiene para realizar ese trabajo.

 

5) Identifica consecuencias: Es importante que el colaborador sepa las consecuencias positivas por cumplir con los objetivos o negativa por no hacerlo.

6) Establece un plan de acción: Has que el colaborador desarrolle un plan de acción previo a la junta, fomenta su compromiso para lograrlo dándo seguimiento al mismo.

6. Comunica y Entrena

"La gran mayoría de los sistemas de evaluación de desempeño fracasan por la falta de entrenamiento, comunicación y seguimiento”.

     Cuando se implementa un sistema de evaluación de desempeño es esencial que comuniques a toda la organización acerca de la mecánica de éste, esto ayudará a reducir la incertidumbre y tener mejor disposición de parte de tu equipo de trabajo.

Al comunicar esto a tus colaboradores asegúrate de mencionar:

• El objetivo principal.

• Los beneficios. 

• La responsabilidad de cada persona.

• El proceso que se seguirá.

     Otro aspecto importante es brindar a tu capital humano las herramientas para poder aprovechar al máximo y obtener los beneficios que trae consigo esta metodología, por lo que no escatimes tiempo ni recursos en entrenar bien a tu personal.

Algunos consejos al momento del entrenamiento:

• Empieza por los líderes de área. 

• Entrena en grupos pequeños. 

• Asegúrate de realizar reuniones periódicas para reforzar lo aprendido. 

Por último, el seguimiento puntual al proceso de evaluación es fundamental para crear el hábito y la disciplina de esta nueva práctica de negocio.+

7. Elabora un Plan de Recompensas e Incentivos

     Una pieza fundamental en este proceso de evaluaciones de desempeño es poder ofrecer a tus colaboradores la motivación para realizar mejor sus tareas y que puedan percibir el beneficio que tienen estas revisiones de su trabajo, es por esto que toma importancia tener bien establecido un plan de recompensas e incentivos a través del cual se reconozca el esfuerzo y dedicación de las personas. 

    Estas recompensas no necesariamente tienen que ser económicas, mientras que cumplan el propósito de otorgar un reconocimiento a tus empleados que destaquen por sus logros y cumplimiento de objetivos así como por su actitud de trabajo. 

    Los planes de carrera y desarrollo pudieran ser otra buena opción de recompensar y incentivar al personal, aunque esto requiere la incorporación de una nueva práctica de negocios que se debe de planear e implementar con mucha inteligencia.

A la hora de la Practica se Recomienda.....

     Implementar un sistema de evaluación de desempeño sin la ayuda de una herramienta tecnológica puede llegar a ser complicado debido al exceso de papeleo y de formatos que requieren un seguimiento puntual y preciso.

    Automatizar tus procesos con un software de evaluación de desempeño ayuda a que tu organización se construya en torno a las mejores prácticas líderes en el mundo, fomenta la participación de la gerencia y sus empleados, funciona de manera más eficiente, te aporta una mayor visibilidad del funcionamiento de tu empresa, garantiza que se estén cumpliendo los objetivos de parte de tu capital humano y da como resultado una integración de la información durante todo el proceso de revisión 

    Recuerda que para lograr llevar a cabo evaluaciones de desempeño exitosas que aporten información de valor para tu empresa, se debe de iniciar con un conocimiento pleno de tu organización, desde su esencia y su visión a futuro, así como planificar y dar seguimiento a cada uno de los pasos de este proceso lo que resultará en evaluaciones más sólidas y confiables que te permitirán una mejor toma de decisiones para reconocer y recompensar a tu equipo, diseñar planes de carrera y mejorar el compromiso de los empleados con la compañía.